I risultati che devono essere centrati dal processo di progettazione e sviluppo sono quelli che l'organizzazione ha ritenuto necessari per raggiungere i propri obiettivi e per aderire alle esigenze dei clienti e alle aspettative degli stakeholder.
Il processo di progettazione sarà molto probabilmente unico per ogni nuovo prodotto o servizio, sebbene ciascuno possa essere basato su una particolare strategia di progettazione e sviluppo. Senza un obiettivo o uno standard rispetto al quale valutare la performance del processo, però, non ci sono le basi per definirlo come realmente “sotto controllo”.
Gli obiettivi del processo di progettazione e sviluppo possono includere, quando è il caso:
- tutti i requisiti che il prodotto o il servizio dovrebbe soddisfare (sono gli input di progettazione);
- i requisiti che vincolano il modo in cui questi requisiti devono essere soddisfatti (si tratta del budget di progettazione);
- le tempistiche entro le quali ogni fase del progetto dovrà essere completata;
- il costo stimato per produrre il prodotto o per fornire il servizio
Per dimostrare che i risultati da raggiungere tramite il processo sono stati definiti, basta presentare un piano di progettazione e sviluppo che includa le dichiarazioni degli obiettivi del processo e i criteri per determinare se questi obiettivi siano stati raggiunti. Al punto 8.3.4b della ISO 9001: 2015, poi, si richiede un riesame della progettazione per verificare la sua idoneità e adeguatezza rispetto ai requisiti di progettazione o l'efficacia di un oggetto nel raggiungere gli obiettivi stabiliti.
In questo contesto, “idoneità” significa che è stata sviluppata una soluzione progettuale adeguata, “adeguatezza” significa, invece, che la soluzione progettuale soddisfa tutti i requisiti della progettazione mentre “efficacia” significa che la progettazione si è concentrata sull'obiettivo giusto. La progettazione rappresenta un investimento considerevole da parte di qualsiasi organizzazione.
C'è quindi una grande necessità che venga posto in essere un meccanismo formale per valutare le tappe principali del progetto e per rilevarne eventuali punti deboli prima di procedere alla fase successiva. Solamente procedendo in questo modo, infatti, si può evitare di buttare via del lavoro qualora queste problematiche fossero rilevate in una fase successiva.
Lo scopo di questo riesame è determinare se la soluzione progettuale proposta sia il modo più pratico ed economico per soddisfare i requisiti e debba continuare in questo modo o se sarebbe meglio cambiare rotta prima di passare alla fase successiva. Un altro scopo legato a questo momento è determinare se la documentazione elaborata per affrontare la fase successiva sia adeguata oppure debba essere ripensata o integrata. Il riesame, in sostanza, è quella parte del processo di controllo della progettazione che misura le prestazioni del progetto, le confronta con i requisiti predefiniti e fornire un feedback, in modo che eventuali carenze possano essere corrette prima che il progetto venga avviato alla fase successiva.
Per ogni progettazione di un prodotto o di un servizio dovrebbe essere stabilito un programma di riesami delle diverse fasi di sviluppo. In alcuni casi, ad esempio, sarà necessario un solo riesame mentre in altri, più complessi, potrebbe essere necessario effettuare più riesami: uno per stabilire se i requisiti di progettazione possano essere soddisfatti e riflettere le esigenze del cliente prima dell'inizio della progettazione, uno per riesaminare il concetto stesso del progetto e stabilire se soddisfi i requisiti prima di avviare la fase di definizione e uno, infine, nella fase preliminare della progettazione per stabilire che tutti i rischi noti siano stati affrontati e siano state prodotte specifiche di sviluppo per ogni sotto elemento del prodotto o del servizio prima che inizi la progettazione dei dettagli.
Potrebbero poi essere necessari un riesame critico del progetto per stabilire che il dettaglio di ogni sotto elemento sia conforme alle specifiche di sviluppo, un riesame per prepararsi alla convalida del progetto e un riesame finale per assicurarci che il progetto soddisfi i requisiti delle sue specifiche di sviluppo prima di avviare la produzione del prodotto o l'erogazione del servizio.