La prima “trappola”, se così possiamo chiamarla, quando si implementa la ISO 9001 è la mancanza del necessario coinvolgimento da parte della direzione. Il coinvolgimento 
della direzione, infatti, è un pilastro fondamentale nell'implementazione efficace di un sistema di gestione della qualità secondo la norma ISO 9001:2015 perché il ruolo del top management non si limita alla semplice approvazione del sistema o a un supporto formale ma richiede un impegno attivo e visibile che sia capace di influenzare in maniera significativa l'efficacia del sistema di gestione della qualità.
Vediamo, dunque, quali possono essere le strategie migliori per garantire il sostegno della leadership:
1. la direzione deve assumersi la responsabilità dell'efficacia del sistema di gestione della qualità e questo implica un impegno attivo nel monitoraggio e nel miglioramento continuo del sistema
2. è fondamentale che la direzione stabilisca politiche e obiettivi di qualità che siano in linea con il contesto e la direzione strategica dell'organizzazione, in modo da allineare il sistema di gestione della qualità agli obiettivi aziendali
3. la direzione deve garantire che i requisiti del sistema di gestione della qualità siano integrati nei processi aziendali, evidenziando il legame tra qualità e prestazioni operative
4. va incoraggiato l'uso dell'approccio basato sui processi e del pensiero basato sul rischio, sostenendo l'importanza di questi concetti per la gestione efficace e preventiva della qualità
5. occorre assicurare che le risorse necessarie per il sistema di gestione della qualità siano disponibili, incluse le risorse finanziarie, umane e tecnologiche
6. bisogna comunicare attivamente l'importanza di una gestione efficace della qualità e della conformità ai requisiti del sistema di gestione della qualità a tutti i livelli dell'organizzazione
7. il sistema di gestione va monitorato per garantire che raggiunga gli obiettivi prefissati, identificando le aree per il miglioramento continuo
8. occorre coinvolgere attivamente il personale, fornendo direzione e supporto per contribuire all'efficacia del sistema di gestione della qualità
9. adottare un approccio proattivo al miglioramento continuo, incoraggiando l'innovazione e la ricerca di metodi per migliorare la qualità.
Non integrare la ISO 9001 nella cultura aziendale
L'integrazione della ISO 9001 nella cultura aziendale è un passo molto importante per assicurare un approccio olistico alla qualità. Di seguito sono elencati alcuni punti chiave per raggiungere questo obiettivo:
1. è essenziale fornire una formazione regolare a tutti i dipendenti riguardo allo standard ISO 9001 e alle sue applicazioni pratiche. La sensibilizzazione ai principi della qualità deve essere integrata in tutte le funzioni aziendali
2. occorre comunicare apertamente i benefici e gli obiettivi della qualità a tutti i livelli dell'organizzazione. Questo può includere incontri regolari, report informativi e piattaforme di condivisione delle best practice
3. i dipendenti che contribuiscono attivamente al mantenimento o al miglioramento della qualità vanno premiati e riconosciuti. Questo può motivare ulteriormente il personale a impegnarsi nella qualità
4. bisogna integrare i processi della qualità nei processi aziendali quotidiani, in modo che diventino parte integrante del modo di lavorare dell'organizzazione
5. va creato un sistema per raccogliere regolarmente i feedback dai dipendenti su come migliorare i processi di qualità. In seguito, va implementare un approccio di miglioramento continuo basato proprio su questo feedback
6. l’efficacia del sistema di gestione va valutata regolarmente per garantire che rimanga in linea con gli obiettivi aziendali e con le aspettative dei clienti
Avere troppi documenti L'equilibrio tra quantità e qualità della documentazione è un aspetto fondamentale nell'ambito del sistema di gestione della qualità ISO 9001:2015. Eccovi, quindi, alcune strategie per bilanciare quantità e qualità:
1. assicuratevi che ogni documento creato sia rilevante per gli obiettivi di qualità e pertinente alle attività dell'organizzazione
2. evitate documenti eccessivamente lunghi o complessi che possono confondere invece di chiarire. La documentazione dovrebbe essere facilmente comprensibile a tutti i livelli dell'organizzazione
3. mantenete i documenti aggiornati ma evitare revisioni eccessive che non aggiungono valore effettivo al sistema di gestione della qualità
4. assicuratevi che la documentazione sia facilmente accessibile a chi ne ha bisogno, ma protetta da accessi non autorizzati o modifiche non volute
5. valutate periodicamente se la documentazione in uso contribuisce effettivamente al raggiungimento degli obiettivi e all'efficacia del sistema di gestione della qualità
Persone che non partecipano attivamente al sistema qualità
La norma ISO 10018 fornisce linee guida sull'importanza del coinvolgimento delle nell'ambito del sistema di gestione della qualità. Di seguito vi diamo alcune strategie per incentivare la partecipazione attiva dei dipendenti nel contesto della norma ISO 9001:2015:
1. identificate le competenze necessarie per ogni ruolo all'interno dell'organizzazione. Fornite formazione e opportunità di sviluppo per colmare eventuali lacune di competenza
2. costruite e mantenete una cultura organizzativa che valorizzi la qualità in tutti i processi. Questo include la promozione di valori quali l'eccellenza, la responsabilità e il miglioramento continuo
3. assicuratevi che le informazioni relative al sistema di gestione della qualità siano comunicate chiaramente e regolarmente a tutti i livelli dell'organizzazione
4. coinvolgete le persone nei processi decisionali, specialmente in quelli che le riguardano direttamente. Questo può aumentare l'impegno nei confronti degli obiettivi della qualità
5. implementate un sistema di riconoscimento che premi i contributi individuali e di squadra alla qualità e al miglioramento continuo
6. create canali per il feedback dei dipendenti e incoraggiare un dialogo aperto su come migliorare i processi e la qualità
7. fornite un ambiente di lavoro che supporti l'efficacia e la soddisfazione dei dipendenti, consentendo loro di lavorare al meglio delle loro capacità
8. offrite opportunità di formazione continua per mantenere e aggiornare le competenze dei dipendenti in relazione alle esigenze in evoluzione del sistema di gestione della qualità
Se avete implementato un sistema ISO 9001 e intendete certificarlo, contattateci senza impegno al numero 02 58320936 o scriveteci a